Восстановление первичной документации

Восстановление первичной документации

Бухгалтерский отчет, что ведется на предприятии, каждый день сталкивается с таким понятием как первичная документация. Это важнейший элемент в ведении хозяйственной деятельности, правильное обеспечение которого напрямую влияет на финансовый результат предприятия. Такой финансовый результат очень часто страдает от финансовых санкций и вычетов налоговых органов. Поэтому давайте разберемся более детально в данной тематике.

Что такое первичный документ?

Первичные документы являют собой основу каждого бухгалтерского отчета. Каждая операция продажи, поставки, предоставления услуг, выполнения работ или иной деятельности сопровождается подписанием сторонами первичной документации. Таким образом под первичным документом разумеется документ, что составлен в письменной или же электронной форме, который несет в себе информацию об хозяйственной операции между контрагентами.

Данный вопрос урегулирован на уровне законодательства, например, нормами Налогового кодекса Украины, Закона о финансовом учете и отчетности от 16 июля 1999 года, приказом Министерства финансов от 24 мая 1995 года о документальном обеспечении записей в бухгалтерском отчете.

Вышеупомянутые законодательные акты не имеют перечня первичных документов. Такими на практике есть кассовые ордера, акт выполненных работ, товарно-транспортная накладная, акт предоставленных услуг, накладная, фискальный чек и многие другие. Главное для первичного документа это наличие обязательных признаков. Это есть очень важно, поскольку такие документы составляются для фиксации факта хозяйственной операции. Именно это имеет правовое значение и последствия. В большем количестве случаев, именно наличие первичных документов служит основанием для отнесения уплаченных сумм к расходам по результатам финансового отчетного периода. Это касается субъектов хозяйствования, которые осуществляют свою деятельность на общей системе налогообложения.

По поводу общих правил, то стоит напомнить, что все первичные документы субъекты хозяйствования обязаны их хранить не менее трех лет, а документы по операциям что подлежат финансовому мониторингу – не менее пяти лет. Ответственность за ведение и хранение бухгалтерской отчетности несет уполномоченное лицо или орган (например, главный бухгалтер), руководитель предприятия или же собственник.

Что делать при потере первичных документов?

Именно поэтому очень важным вопросом, что возникает у каждого бизнеса, в большей части случаев перед налоговой проверкой, есть вопрос аудита первичных документов, а также восстановления утраченных и работа над ранее не составленными первичными документами. Поэтому стоит рассмотреть отдельно два отдельных случая:

• потеря или уничтожение первичных документов;
• составление ранее не составленных документов.

Первый случай может произойти в силу форс-мажорных обстоятельств, не ответственного отношения ответственных работников или же с иных причин. Но при этом такие ситуации не влияют на следующие действия предприятия по работе над восстановлением первичной документации.

Итак, восстановление первичной документации должно отвечать требованиям законодательства и выглядит следующим образом:

Руководитель предприятия письменно обязан предупредить о факте правоохранительные органы (полицию, налоговую милицию).

Принимается приказ о назначении комиссии для составления перечня отсутствующих документов, в которую входят работники следственных органов, охраны и пожарного надзора.

Выяснение причин пропажи или уничтожения документов.

Составление акта результатов работы комиссии, который подписывает руководитель.

Направление акта в контролирующие государственные органы (налоговую, соцстрах) на протяжении десяти дней.

После отправки акта, у вас есть 90 дней для восстановления утраченных первичных документов. Это Вы можете сделать разными способами:

• оформить дубликаты договоров со своими партнерами;
• оформить дубликаты первичных документов;
• ходатайствовать к государственным органам насчет повторной выдачи необходимых документов;
• получить копии отчетностей у уполномоченных субъектов.

В большей части случаев, восстановление нужно проводить способом переговоров с другой стороной.

Насчет второго случая — составление ранее не составленных документов, то здесь все намного проще. Никаких актов или уведомлений налоговым, или иным органам высылать не нужно. Тут Ваши работники должны аккумулировать максимальные усилия насчет составления необходимых документов и дальнейшего их подписания у контрагентов.

Последствия отсутствия первичных документов

Единой практики насчет последствий утраты первичной документации нет, поскольку каждый случай уникален, а предугадать поведение контролеров могут только профильные специалисты этого направления.

Насчет этого нужно помнить следующее:

• отсутствие первичных документов – путь к доначислению налоговых обязательств;
• отсутствие первичных документов имеет за собой последствия в виде штрафных санкций;
• отсутствие первичных документов несет за собой риски деловой репутации вашего бизнеса.

Обратившись в Юридическую компанию «Приходько и партнёры», мы сможем обеспечить:

• сплошной и точный бухгалтерский учет;
• дефективный и достаточный уровень налоговой нагрузки;
• контроль за сохранностью материальных ценностей;
• укрепление законности на вашем предприятии.

Восстановление первичной документации — это очень важно и необходимо.

Как мы работаем:

Юридическая компания «Приходько и партнёры» на практике много раз сталкивалась с такими проблемами своих клиентов и наша команда неоднократно помогала уйти от больших финансовых санкций и потерь бизнеса. Профессиональней подход в этом вопросе не просто необходим, а обязателен, поскольку времени на замедление нет. Обращение к нашим специалистам сегодня поможет предусмотреть и уйти от финансовых санкций уже завтра, поэтому незамедлительно записывайтесь на консультацию с нашими специалистами.