Что такое первичная бухгалтерская документация и как ее хранить?

Первичная бухгалтерская документация — это основа учёта на предприятии. Эти документы являются важным подтверждением совершения хозяйственных операций. Они прежде всего обеспечивают достоверность учётных данных и могут служить доказательствами в возможных спорах. Кроме того, при налоговых проверках они играют ключевую роль, поскольку на их основании рассчитываются соответствующие налоговые платежи.

Понятие первичной бухгалтерской документации

Согласно Приказу Минфина № 88, первичные документы — это письменные или электронные доказательства, подтверждающие совершение хозяйственной операции. Они содержат все необходимые сведения об операции, придавая ей юридическую силу и позволяя отразить её в бухгалтерском учёте. Такие документы обязательны для ведения учёта. Требования к их оформлению, хранению и изъятию установлены действующим законодательством.

Какие основные виды первичной бухгалтерской документации?

Закон не содержит исчерпывающего списка первичных документов. На практике наиболее распространены:

• расходная накладная;
• товарно‑транспортная накладная;
• акт выполненных работ (услуг);
• кассовый ордер;
• счёт‑фактура (инвойс);
• бухгалтерская справка и др.

Список не исчерпывающий, ведь специфика бизнеса может требовать дополнительных документов. Главное — каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена документально. Для подробной информации — заказывайте консультацию у нашего профильного бухгалтера.

Узнать стоимость консультации бухгалтера

Требования к первичной бухгалтерской документации: какие формы утверждены законом?

Документы обычно оформляются на бланках типовых или специализированных форм, утверждённых соответствующими органами. Однако для операций без унифицированных форм компании вправе разработать собственные шаблоны (включающие обязательные реквизиты, требуемые законом).

Раньше надо было оформлять документы в день операции, но теперь можно отражать операции в учётных регистрах в том отчётном периоде, когда они произошли. То есть не обязательно сразу, но важно подготовить их в разумные сроки.

Документы должны быть оформлены исключительно на украинском языке. Согласно Приказу № 88 они обязательно должны содержать:

• полное наименование компании;
• название документа;
• дату составления;
• содержание и объём операции;
• единицу измерения (денежную или натуральную);
• должности и фамилии ответственных за операцию;
• подписи уполномоченных лиц.

Как правильно хранить первичную бухгалтерскую документацию?

Все первичные документы и бухгалтерская отчётность подлежат обязательному хранению в архиве предприятия — в отдельных помещениях, шкафах или сейфах. Электронные документы должны храниться на надёжных носителях.

Сроки хранения регулируются Налоговым кодексом Украины и Приказом Мін’юсту № 578/5. Основные сроки:

• 2 555 дней (7 лет) — для документов, необходимых для налогового контроля;
• 1 825 дней (5 лет) — для документов, связанных с расчётом и уплатой налогов;
• 1 095 дней (3 года) — для остальной документации.

Узнать стоимость консультации бухгалтера

Бухгалтерское сопровождение первичной документации: какие услуги?

Бухгалтер нашей компании, который работает с первичной документацией, выполняет широкий спектр задач — от разработки форм до подготовки к налоговым проверкам:

Бухгалтерский консалтинг

1. Анализ текущего документооборота (определение слабых мест и внедрение решений);
2. Разработка внутренних стандартов (инструкций по оформлению, обработке и хранению документов);
3. Консультационная поддержка при подготовке отчётности и ведении учёта.

Бухгалтерский аутсорсинг для бизнеса

1. Обработка и систематизация первичной документации (приём, проверка, внесение данных);
2. Составление первичных документов на основе данных компании;
3. Взаимодействие с контрагентами по подготовке и утверждению первичных документов;
4. Подготовка бухгалтерской и налоговой отчётности;
5. Надлежащее хранение и архивирование документов.

Бухгалтерские услуги от Prikhodko & Partners выгодны для бизнеса. Если вы хотите оптимизировать ведение и хранение первичной бухгалтерской документации — рекомендуем обратиться уже сейчас. Чтобы узнать стоимость услуг бухгалтера — заполните форму ниже.