Відновлення первинної документації

Відновлення первинної документації

Бухгалтерський звіт, що ведеться на підприємстві, кожен день стикається з таким поняттям як первинна документація. Це найважливіший елемент у веденні господарської діяльності, правильне забезпечення якого безпосередньо впливає на фінансовий результат підприємства. Такий фінансовий результат дуже часто страждає від фінансових санкцій та відрахувань податкових органів. Тому давайте розберемося більш детально в даній тематиці.

Що таке первинний документ?

Первинні документи являють собою основу кожного бухгалтерського звіту. Кожна операція продажу, поставки, надання послуг, виконання робіт чи іншої діяльності супроводжується підписанням сторонами первинної документації. Таким чином під первинним документом зрозуміло документ, що складений в письмовій або ж електронній формі, який несе в собі інформацію про господарської операції між контрагентами.

Це питання врегульоване на рівні законодавства, наприклад, нормами Податкового кодексу України, Закону про фінансовий облік і звітність від 16 липня 1999 року, наказом Міністерства фінансів від 24 травня 1995 року про документальне забезпечення записів у бухгалтерському звіті.

Вищезазначені законодавчі акти не мають переліку первинних документів. Такими на практиці є касові ордери, акт виконаних робіт, товарно-транспортна накладна, акт наданих послуг, накладна, фіскальний чек і багато інших. Головне для первинного документа це наявність обов’язкових ознак. Це є дуже важливо, оскільки такі документи складаються для фіксації факту господарської операції. Саме це має правове значення і наслідки. У більшій кількості випадків, саме наявність первинних документів є підставою для віднесення сплачених сум до витрат за результатами фінансового звітного періоду. Це стосується суб’єктів господарювання, які здійснюють свою діяльність на загальній системі оподаткування.

З приводу загальних правил, то варто нагадати, що всі первинні документи суб’єкти господарювання зобов’язані їх зберігати не менше трьох років, а документи за операціями що підлягають фінансовому моніторингу – не менше п’яти років. Відповідальність за ведення і зберігання бухгалтерської звітності несе уповноважена особа або орган (наприклад, головний бухгалтер), керівник підприємства або ж власник.

Що робити при втраті первинних документів?

Саме тому дуже важливим питанням, що виникає у кожного бізнесу, в більшій частині випадків перед податковою перевіркою, є питання аудиту первинних документів, а також відновлення втрачених і робота над які раніше не складеними первинними документами. Тому варто розглянути окремо два окремих випадки:

• втрата або знищення первинних документів;
• складання які раніше не складених документів.

Перший випадок може статися в силу форс-мажорних обставин, що не відповідального ставлення відповідальних працівників або ж з інших причин. Але при цьому такі ситуації не впливають на наступні дії підприємства по роботі над відновленням первинної документації.

І так, відновлення первинної документації повинно відповідати вимогам законодавства і виглядає наступним чином:

Керівник підприємства письмово зобов’язаний попередити про факт правоохоронні органи (поліцію, податкову міліцію).

Приймається наказ про призначення комісії для складання переліку відсутніх документів, в яку входять працівники слідчих органів, охорони і пожежного нагляду.

З’ясування причин пропажі або знищення документів.

Складання акта результатів роботи комісії, який підписує керівник.

Напрямок акту в контролюючі державні органи (податкову, соцстрах) протягом десяти днів.

Після відправки акту, у вас є дев’яносто днів для відновлення втрачених первинних документів. Це ви можете зробити різними способами:

• оформити дублікати договорів зі своїми партнерами;
• оформити дублікати первинних документів;
• клопотати до державних органів щодо повторної видачі необхідних документів;
• отримати копії звітностей у уповноважених суб’єктів.

У більшій частині випадків, відновлення потрібно проводити способом переговорів з іншою стороною.

Щодо другого випадку – складання які раніше не складених документів, то тут все набагато простіше. Ніяких актів або повідомлень податковим, або іншим органам висилати не потрібно. Тут Ваші працівники повинні акумулювати максимальні зусилля щодо складання необхідних документів і подальшого їх підписання у контрагентів.

Наслідки відсутності первинних документів

Єдиної практики щодо наслідків втрати первинної документації немає, оскільки кожен випадок унікальний, а передбачити поведінку контролерів можуть тільки профільні фахівці цього напрямку.

Щодо цього потрібно пам’ятати наступне:

•  відсутність первинних документів – шлях до донарахування податкових зобов’язань;
• відсутність первинних документів має за собою наслідки у вигляді штрафних санкцій;
• відсутність первинних документів несе за собою ризики ділової репутації вашого бізнесу.

Звернувшись в Юридичну компанію «Приходько і партнери», ми зможемо забезпечити:

• суцільний і точний бухгалтерський облік;
• дефективний і достатній рівень податкового навантаження;
• контроль за збереженням матеріальних цінностей;
• зміцнення законності на вашому підприємстві.

Відновлення первинної документації – це дуже важливо і необхідно.

Як ми працюємо:

Юридична компанія «Приходько і партнери» на практиці багато разів стикалася з такими проблемами своїх клієнтів і кожен раз допомагало уникнути великих фінансових санкцій та втрат бізнесу. Професійніше підхід в цьому питанні не просто необхідний, а обов’язковий, оскільки часу на уповільнення немає. Звернення до наших фахівців сьогодні допоможе передбачити і уникнути фінансових санкцій вже завтра, тому негайно записуйтеся на консультацію з нашими фахівцями.