Підготовка тендерної документації для замовника тендеру

Одним із найбільш важливих кроків успішної участі в публічних закупівлях являється підготовка тендерної документації. В цьому контексті особливу увагу варто приділити дотриманню всіх юридичних вимог до правильного оформлення необхідної документації. Самостійно врахувати всі нюанси достатньо складно. Наші юристи пропонують послугу підготовки тендерної документації для замовника тендеру.

Якою має бути структура тендерної документації?

Для початку зазначимо, що від правильно сформованих вимог в тендерній документації (далі – ТД) буде залежати кінцевий результат торгів.

Перед розробкою документів для організації тендеру потрібно ознайомитись з вимогами статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі». В цій статті чітко вказані обов’язкові вимоги до ТД, а також ті, які можуть бути визначені на розсуд замовника.

Для учасників публічних закупівель ТД – своєрідна інструкція. Документ завантажується на електронний майданчик Прозорро, після чого перебуває у вільному доступі як учасників, так і зацікавлених контролюючих органів. Саме тому варто відповідально віднестись до підготовки тендерної документації.

Потрібно обов’язково пам’ятати про те, що чітко визначені вимоги до технічних характеристик предмета закупівлі – запорука отримання бажаного результату. Варто детально описати товар, закупівлю якого Ви плануєте:

1. Технічні особливості.
2. Кількісні та якісні характеристики.

Рекомендуємо чітко зазначати вимоги до функціональних та технічних характеристик предмета закупівлі (додатково можна вказати, яким ТУ та ДСТУ має відповідати товар).

Окрему увагу необхідно приділити кваліфікаційним вимогам до постачальників (чіткий перелік вказано в статті 16 Закону України «Про публічні закупівлі»).

Замовник має право вимагати від потенційного постачальника відповідністю одному або декільком із перелічених нижче критеріїв:

• Наявність матеріально-технічної бази, технологій, обладнання.

Цей критерій доцільно встановлювати у випадках, коли предмет закупівлі – роботи, які підлягають перевірці. Наприклад, замовник може вимагати довідку про наявність конкретного обладнання.

• Наявність у штаті потенційного переможця торгів працівників відповідної кваліфікації з необхідними теоретичними знаннями та досвідом.

Краще використати цей критерій за умови принципової важливості для замовника наявності працівників відповідної освіти, рівня кваліфікації та ін.

Приклад: для технічного обслуговування в штаті постачальника має обов’язково бути медичний працівник. В цьому контексті замовник може вимагати довідку про наявність працівників відповідної кваліфікації.

• Документально підтверджений досвід виконання аналогічних договорів.

Для замовника це один із найбільш актуальних кваліфікаційних критеріїв. Якщо учасник торгів раніше вже постачав аналогічні товари іншому замовнику, і може підтвердити, що робив це сумлінно і якісно, суттєво збільшується вірогідність надійності потенційного постачальника. Однак, для визначення цього критерію варто додатково вказати:

1. Спосіб підтвердження (копії договорів, листи-відгуки та ін.).
2. Визначення характеристик аналогічного предмету закупівлі.

• Підтвердження фінансової спроможності учасника торгів.

Обмеження для цього критерію: замовник не може вимагати надання звіту щодо підтвердження обсягу доходу за рік у розмірі, який перевищує очікувану вартість предмета закупівлі.

Чого варто уникати в ТД?

По-перше, не рекомендуємо вимагати велику кількість документів. Зайва бюрократизація не являється запорукою закупівлі якісного товару, послуги, роботи. В деяких випадках може бути зворотній результат – велика кількість зайвих документів призводить до відхилення пропозицій учасників і навіть до відміни торгів. Перед тим, як прописувати ту чи іншу вимогу, варто ретельно проаналізувати, чи несе той чи інший документ важливу інформацію для Вас як замовника. Отже, наші юристи не рекомендують перевантажувати ТД вимогою надання необов’язкових документів.

По-друге, вимоги до потенційних постачальників в ТД мають бути чіткі. Уникайте нечітких формулювань. Наприклад, якщо Ви вимагаєте відповідність товару/послуги певному стандарту, конкретно вказуйте, якому саме.

По-третє, окремим додатком до ТД додайте перелік документів, який мають додатково надати учасники тендеру. Достатньо часто замовники в ТД вказують різноманітні вимоги до документів учасників. Ці вимоги можуть бути прописані в різних місцях ТД. Це суттєво ускладнює підготовку тендерної пропозиції потенційним постачальником. Саме тому краще вказувати перелік документів окремо, в додатку.

Наші юристи допоможуть підготувати тендерну документацію для замовника тендеру відповідно до всіх вимог чинного законодавства!

Чекаємо на консультації!