Які вимоги до ведення кадрового діловодства в умовах війни?

Умови війни зумовлюють певні зміни в веденні кадрового діловодства. Роботодавцям необхідно враховувати ці зміни, щоб забезпечити належний облік та зберігання кадрової документації.

Кадрове діловодство – це сукупність документації, що стосується питання прийняття, звільнення працівників, надання їм відпусток тощо.

Основні вимоги до ведення кадрового діловодства в умовах війни:

• Забезпечення безпеки кадрової документації. Кадрова документація є конфіденційною і повинна бути захищена від несанкціонованого доступу. У разі загрози безпеці документації роботодавець повинен вжити заходів для її захисту, наприклад, евакуювати в безпечне місце або забезпечити її зберігання в зашифрованому вигляді.
• Проведення кадрових процедур у віддаленому режимі. У разі неможливості проведення кадрових процедур в очному режимі роботодавець може проводити їх у віддаленому режимі, наприклад, за допомогою електронної пошти, мобільного зв’язку або інших засобів зв’язку.
• Пристосування кадрової документації до умов війни. Роботодавці можуть внести зміни до кадрової документації, щоб врахувати особливості умов війни. Наприклад, роботодавець може внести зміни до трудового договору, щоб передбачити можливість дистанційної роботи або відпустки без збереження заробітної плати.

Отримати консультацію від бухгалтера

Конкретні заходи, які роботодавці можуть вжити для забезпечення належного ведення кадрового діловодства в умовах війни:

• Розробити і затвердити локальний акт, який визначатиме порядок ведення кадрового діловодства в умовах війни. Цей акт повинен передбачати заходи щодо забезпечення безпеки кадрової документації, проведення кадрових процедур у віддаленому режимі та пристосування кадрової документації до умов війни.
• Забезпечити зберігання кадрової документації в безпечному місці. Це може бути сейф, металева шафа або інше місце, де документація буде захищена від несанкціонованого доступу.
• Забезпечити можливість проведення кадрових процедур у віддаленому режимі. Це можна зробити, наприклад, за допомогою електронної пошти, мобільного зв’язку або інших засобів зв’язку.
• Пристосувати кадрову документацію до умов війни. Це можна зробити, наприклад, включивши до трудового договору умови про можливість дистанційної роботи або відпустки без збереження заробітної плати.

Розрахувати вартість послуг бухгалтера

Важливо, щоб роботодавці дотримувалися вимог законодавства України щодо ведення кадрового діловодства, навіть в умовах війни. Це допоможе забезпечити належний облік та зберігання кадрової документації та захистити права працівників.

А якщо виникають питання щодо порядку ведення кадрової документації, а також щодо зміни в її веденні в умовах війни, то можна користуватися послугами спеціалізованих компаній. Адже нормально не знати всіх нюансів, але важливо знати інструменти за допомогою яких можна вирішити проблемні питання. Заповнюйте форму нижче для отримання бухгалтерської допомоги у веденні кадрового діловодства.