Що таке первинна бухгалтерська документація та як її зберігати?

Первинна бухгалтерська документація — це основа обліку на підприємстві. Зазначені документи є важливим підтвердженням здійснення господарських операцій. Вони забезпечують перш за все належну достовірність облікових даних та можуть слугувати доказами у можливих спорах. Крім того, при податкових перевірках вони відіграють чи не найважливішу роль, оскільки на підставі їх наявності й розраховуються відповідні податкові платежі.

Поняття первинної бухгалтерської документації

Відповідно до Наказу Мінфін № 88, первинні документи — це письмові або електронні докази, які підтверджують здійснення будь-якої господарської операції. Вони містять усі необхідні відомості про цю операцію, надаючи їй юридичну силу та дозволяючи відобразити її у бухгалтерському обліку. Такі первинні документи є обов'язковою підставою для бухгалтерського обліку. Вимоги щодо їх ведення, зберігання та вилучення встановлюються окремі вимоги у чинному національному законодавстві.

Які основні види первинної бухгалтерської документації?

Законодавство не містить вичерпного списку всіх первинних документів бухгалтерського обліку. Та з практики можна виділити наступні їх види (найбільш розповсюджені):

• видаткова накладна;
• товарно-транспортна накладна;
• акт виконаних робіт (наданих послуг);
• касовий ордер;
• рахунок-фактура (інвойс);
• бухгалтерська довідка тощо.

Перелік не є вичерпним, адже специфіка діяльності кожного підприємства може вимагати використання додаткових видів первинної бухгалтерської документації. Головне правило тут, що кожне здійснення господарської операції має бути підтверджено документально. Для отримання більше детальної інформації — просимо замовити консультацію у нашого профільного бухгалтера.

Дізнатись вартість консультації бухгалтера

Вимоги до первинної бухгалтерської документації: які форми затверджені законом?

Первинні документи зазвичай складаються на бланках типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідними органами. Водночас не для всіх господарських операцій існують уніфіковані форми, тому у таких випадках підприємства мають право самостійно розробити форму первинного документа (повинна містити всі обов’язкові реквізити, визначені чинним національним законодавством).

Раніше закон вимагав складання первинних документів під час здійснення господарської операції, проте наразі дозволяється відображення операцій в облікових регістрах у звітному періоді, в якому вони були здійснені. Інакше кажучи, хоч і не обов’язково складати первинну документацію день у день з операцією, проте важливо потурбуватись про їх підготовку у розумні строки після надання відповідного товару чи послуги відповідно.

Ні для кого не є секретом, що усі первинні документи повинні складатися включно українською мовою. Щобільше, згідно із Наказом Мінфін № 88 вони обов'язково повинні містити такі реквізити, як:

• повне найменування підприємства;
• назва документа;
• дата складання;
• зміст та обсяг господарської операції;
• одиниця виміру господарської операції (у грошовому чи натуральному вимірі);
• посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції;
• підписи уповноважених осіб.

Також буде корисно: Ревізія і Аудит: відмінності

Як правильно зберігати первинну бухгалтерську документацію?

Усі первинні документи та бухгалтерська звітність підлягають обов'язковому зберіганню в архіві підприємства. Для цього мають бути виділені спеціальні приміщення або шафи (сейфи). Документи, створені в електронній формі, повинні зберігатися на електронних носіях інформації, що дозволяють збереження їх належної цілісності.

Терміни зберігання первинних документів регулюються кількома основними нормативно-правовими актами, головними з яких є Податковий кодекс України та Наказ Міністерства юстиції № 578/5. Нижче наведемо основні строки:

• 2555 днів (7 років) - для документів, необхідних для здійснення податкового контролю;
• 1825 днів (5 років) - для документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків;
• 1095 днів (3 роки) - для іншої документації.

Дізнатись вартість консультації бухгалтера

Бухгалтер на первинну бухгалтерську документацію: які послуги надає?

Бухгалтер нашої юридичної компанії, який працює з первинною документацією підприємства, виконує широкий спектр завдань, починаючи з розробки форм документів і завершуючи їх підготовкою до податкових перевірок (планових і позапланових). Його допомога полягатиме у наданні наступних послуг.

Бухгалтерський консалтинг

1. Аналіз поточної системи документообігу (виявлення слабких місць та впровадження нових рішень);
2. Розробка внутрішніх стандартів (інструкцій щодо складання, обробки та зберігання документів);
3. Консультаційна підтримка у ході ведення звітностей та обліку.

Бухгалтерський аутсорсинг для бізнесу

1. Обробка та систематизація первинної документації (приймання, перевірка, внесення даних);
2. Складання необхідних первинних документів на основі наданих даних підприємству;
3. Взаємодія з контрагентами у контексті підготовки та завірення первинної бухгалтерської документації;
4. Підготовка бухгалтерської та податкової звітності;
5. Належне зберігання та архівування документів.

Бухгалтерські послуги від ЮК “Приходько та Партнери” є вигідним для бізнесу. Якщо ви бажаєте оптимізувати належне ведення та зберігання первинної бухгалтерської документації, то рекомендуємо звернутись вже зараз. Щоб дізнатись вартість послуг бухгалтера — заповніть форму нижче.