Главный бухгалтер о том, как работник приобрел товары для компании не за свой счет

Главный бухгалтер о том, как работник приобрел товары для компании не за свой счет

Автор

Ворожбитова Кристина Юрьевна

Напомним: фискалы, чьи незаконные разъяснения об обложении так называемого кредитового подотчета НДФЛ и военсбором стали отменять суды, обратились за поддержкой в ​​Минфин. К счастью, ни суды, ни Минфин не поддержали фискальную позицию и, в сущности, контролерам пришлось в этом вопросе «идти на попятную».

Минфин сначала озвучил в письме от 26.02.2019 г. № 11220-16-63/5675. Но! Минфин по-прежнему настаивает на условии «трудовой функции».

Соответственно если:

1) приобретение продуктов/услуг осуществляется работником за счет собственных средств в связи с выполнением порученной ему работы (трудовой функции) — тогда это не доход физлица. И ни НДФЛ, ни военсбор при выплате компенсации физлицу удерживать не нужно;

2) а вот если приобретение продуктов/услуг, которое осуществлено работником в пользу работодателя за счет собственных средств, не связано с выполнением трудовых функций, то это доход физлица (считается, что работник реализовал предприятию продукты/услуги). С такого дохода должны удерживаться НДФЛ и военсбор.

Учитывая такую ​​позицию Минфина, наши рекомендации: утвердить перечень работников (должностей), которые имеют право осуществлять соответствующие закупки для компании. А еще лучше определить это как одна из обязанностей в должностной инструкции / трудовом договоре.

Также советуем закрепить приказом список продуктов, которые могут приобретаться работниками для нужд компании.

И не забывайте об авансовом отчете!

На наш взгляд, не должно иметь значения, что в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений выплачивается возмещение физлицу. Если закупки ТМЦ для работодателя производит за свой счет работник, у которого это не прописано в трудовых обязанностях, то отношения между ними имеют гражданско-правовой характер.