Первичные документы. Критерии признания реальности хозоперации.

Иногда бухгалтеры сталкиваются с ситуацией, когда поставщик не предоставил какой-то первичный документ или полученный документ содержит определенные недостатки в обязательных реквизитах. Тогда возникает вопрос: насколько это критично?

Некоторые покупатели забирают товар без доверенностей (забыли, просто не взяли) или просят отправить товар Новой почтой. Потом очень трудно добиться, чтобы они прислали доверенность или вернули подписанную расходную накладную с печатью. Насколько сейчас критично отсутствие доверенности, а также подписи и печати на расходной накладной? Нужна ли доверенность, если товар получал лично директор?

1. Нет доверенности на получение ТМЦ — насколько критично? Для начала напомним, что еще с 1 января 2015 года форма доверенности на получение ТМЦ была отменена вместе с Инструкцией № 991, регулирующей порядок ее обращения. При этом в п. 2.5 Положения № 882 закрепили следующую норму:

1 Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 16.05.96 г. № 99 (утратила силу).

2 Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

«Полномочия... лица, которое в интересах предприятия/предпринимателя получает основные средства, запасы, нематериальные активы, денежные документы, ценные бумаги и другие ТМЦ по договору, подтверждаются согласно законодательству. Такие полномочия могут быть подтверждены, в частности, письменным договором, доверенностью, актом органа юрлица и пр.».

То есть как именно будут подтверждаться полномочия лиц при получении ТМЦ, стороны определяют самостоятельно при заключении договора. И для этого не обязательно должна быть доверенность.

На практике отсутствие доверенности контролирующие органы могут использовать в качестве дополнительных доказательств «нереальности» (отсутствия) сделки.

Об этом свидетельствует многочисленная судебная практика.

К слову, в перечне документов, необходимых для разблокировки налоговой накладной (которые, по сути, плательщик подает для того, чтобы доказать реальность хозоперации), названы и «доверенности, акты руководящего органа налогоплательщика, которыми оформлены полномочия лиц, приобретающих продукцию в интересах налогоплательщика» (п. 14 Порядка № 1173).

3 Порядок приостановления регистрации налоговой накладной / расчета корректировки в ЕРНН, утвержденный постановлением КМУ от 21.02.2018 г. № 117.

Хотя следует отметить, что цепляться за отсутствие доверенности фискалы, скорее всего, будут, только если у них еще будут какие-то зацепки для непризнания операции.

Стоит отметить, что доверенность сама по себе не является первичным документом. Доверенность только фиксирует решение уполномоченного лица (руководителя) предприятия уполномочить конкретное физлицо получить для предприятия определенный перечень и количество ценностей. Сам же факт движения этих ценностей (т. е. хозоперацию) доверенность не фиксирует.

Поэтому признать отсутствие хозоперации только на том основании, что нет доверенности, налоговики не могут (поскольку это даже не первичный документ). А хозоперации в учете отражают на основании первичных документов (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете). К тому же главный критерий наличия хозоперации — это изменения в активах и обязательствах, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона о бухучете).

На то, что отсутствие доверенности не может отрицать факта осуществления хозоперации, обращал внимание и ВСУ (постановление ВСУ от 29.04.2015 г. по делу № 3-77гс154).

1. Отсутствует подпись получателя в расходной накладной, а также нет печати предприятия-получателя — насколько критично? 

Здесь следует помнить, что согласно ст. 9 Закона о бухучете первичный документ должен содержать, в частности личную подпись и другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозоперации. Несущественные недостатки в документах, содержащих сведения о хозяйственной операции, не являются основанием для непризнания хозяйственной операции, при условии, что такие недостатки не препятствуют возможности идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции, и содержат сведения о дате составления документа, названии предприятия, от имени которого составлен документ, содержание и объем хозяйственной операции и т. п.

Как видим, отсутствие подписи получателя на документе — достаточно «рисковый» недостаток первичного документа. Хотя многое зависит от того, будут у проверяющих еще зацепки для признания сделки отсутствующей.

При признании сделки нереальной налоговики могут не признать расходы, списанные при продаже товаров, расходы на доставку товаров + еще могут и не признать налоговый кредит у покупателя в связи с отсутствием у него факта приобретения товара.

Ведь наличие или отсутствие первичных документов, так же как и ошибки в их оформлении, не является основанием для выводов об отсутствии хозоперации, если из других данных следует, что фактическое движение активов или изменения в собственном капитале или обязательствах плательщика имели место. Иначе говоря, само по себе отсутствие подписи получателя на первичном документе — не критично, если у плательщика есть другие доказательства того, что товар фактически был получен покупателем. Например, есть документы на внутреннее перемещение товара, его доставку. На случай претензий налоговиков можно запросить от покупателя документы, подтверждающие факт использования им приобретенных товаров. То есть в таком случае плательщику нужно быть готовым доказывать факт реальности операции.

См., например, определение ВАСУ от 05.07.2017 г. по делу № 813/5455/14, постановление ВС от 13.02.2018 г. № 820/1975/17.

Что касается отсутствия печати на расходной накладной, то сейчас печать не названа среди обязательных реквизитов первичного документа. То есть ее отсутствие/наличие абсолютно не влияет на действительность первичного документа. Главное — это подпись лица, подписавшего документ, и подтверждение его полномочий.

В то же время, учитывая опять же тот факт, что:

— подтверждение хозоперации — это наличие движения в активах и обязательствах, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона о бухучете) и то, что

— отсутствие тех или иных документов не является основанием для выводов об отсутствии хозоперации, если из других данных следует, что фактическое движение активов или изменения в собственном капитале или обязательствах плательщика имели место, то акт сверки может быть дополнительным (! только дополнительным) документом в подтверждении осуществленной хозоперации.

- підтвердження господарської операції - це наявність руху в активах та зобов'язаннях, власний капітал підприємства (ст. 1 Закону про бухоблік) і те, що

- відсутність тих чи інших документів не є підставою для висновків про відсутність господарської операції, якщо з інших даних випливає, що фактичний рух активів або зміни у власному капіталі або зобов'язаннях платника мали місце, то акт звірки може бути додатковим (! Тільки додатковим) документом в підтвердженні здійсненої господарської операції.