ЕСЛИ ДИРЕКТОР ПОДПИСАЛ ДОКУМЕНТЫ В ОТПУСКЕ

  Сразу скажем, у проверяющих это — давно отработанная схема, которую они в последнее время все чаще используют на практике. Причем фискалы не только снимают расходы по документам, подписанным директором во время его отпуска, но также штрафуют за нарушение кассовой дисциплины, утверждая, что подписанные «отпускным» директором в этом периоде кассовые документы являются недействительными и т. п. Благо по части кассовой дисциплины можно выдохнуть с облегчением — «кассовых» штрафов пока нет . 

  Бывает, даже пугают уголовкой, «поминая» при этом ст. 200 УКУ (если подписывались платежные/кассовые документы) или ст. 366 УКУ (намекая на служебный подлог).
Поэтому желательно вообще не допускать таких проблемных ситуаций, например, на период отпуска директора, назначая другого работника исполняющим его обязанности с правом подписи нужных документов.
  И еще несколько советов: если вы ожидаете налоговую проверку и у вас имели место такие факты — «перешерстите» в этом плане документы и, по возможности, либо их «переподпишите» уполномоченным (задним числом) на то время лицом, либо обустройте на тот период (тем же числом) отзыв директора из отпуска. Можно попробовать рядом с подписью «отпускного» директора поставить еще и подпись «исполнявшего» его обязанности работника. Якобы последний и подписал документ первым, а директор — уже по выходу из отпуска (например, по просьбе бухгалтера), а для убедительности еще и сам завизировал этот документ.
Теперь поговорим о тех, кто уже с такими документами попался фискалам. Выстраивая линию защиты, учтите, что ситуация с «отпускными» подписями имеет два аспекта: трудовой и налогово-первичный.
  Трудовой аспект: здесь отталкиваемся от статуса директора: с одной стороны, директор выступает исполнительным органом (по хозяйственному законодательству), с другой — наемным работником (в соответствии с трудовым законодательством). Позиция ГФС основывается исключительно на трудовом аспекте. Здесь учитывается разъяснение Минсоцполитики в письме от 17.10.2016 г. № 376/06/186-16. В нем госорган приходит к выводу о том, что поскольку на директора распространяется трудовое законодательство, руководитель не может исполнять должностные обязанности, так как отпуск является формой отдыха, гарантируемой всем работникам (ст. 45 Конституции Украины). В период отпуска работник не может привлекаться к ответственности за ненадлежащее выполнение своих обязанностей, поэтому его полномочия на этот период должны прекращаться. Спорить с этим сложно.

  Настоятельно рекомендуем на время отпуска директора передавать его полномочия кому-то другому. Ведь работа во время отпуска, в конце концов, противоречит сути этого понятия. К тому же «трудовой» инспектор не будет в восторге от того, что работник (хоть и директор) трудился в отпуске. Предприятию в этом случае может грозить ответственность в размере одной минимальной зарплаты (на сегодняшний день — 4173 грн.) за «другие нарушения трудового законодательства» согласно абзацу восьмому ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Должностные же лица могут поплатиться административным штрафом в размере от 510 до 1700 грн. по ч. 1 ст. 41 КоАП.
Но даже в такой позиции можно пробить брешь. Воспользовавшись судебной практикой, конечно. Правда, учтите, что подход среди судей не самый популярный. На уровне Верховного Суда пока подтверждений нет. В чем же суть?

  Во-первых, ни КЗоТ, ни Закон об отпусках, ни другие нормативно-правовые акты не запрещают сотруднику выполнять свои обязанности во время отпуска добровольно.
Во-вторых, ограничения в отношении отзыва из отпуска (ч. 8 ст. 79 КЗоТ) и особенностей учета сверхурочных работ (ст. 62 КЗоТ) установлены для случаев, когда соответствующие действия осуществляются по инициативе работодателя.

  К такому выводу пришли судьи, в частности, в определении Харьковского апелляционного админсуда.

  Итак, с трудовыми аспектами разобрались. Но что же все-таки с расходами? Можно ли их отстоять?

  Для спасения расходов нам нужно доказать, что:

а) первичные документы с «отпускной» подписью действительны;

б) хозоперации, зафиксированные документами из п. 1, реальны;

в) первичные документы подписаны уполномоченным лицом.

  Какая первичка является действительной? Та, которая содержит все обязательные реквизиты первичного документа и закрепляет результат реальной хозяйственной операции. Так, согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете одним из обязательных реквизитов первички является личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозоперации.

  В этой же норме теперь имеется важная оговорка о том, что несущественные недостатки в документах, содержащих сведения о хозоперации, не являются основанием для непризнания хозоперации, при условии, что такие недостатки не препятствуют возможности идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозоперации, и содержат сведения о дате составления документа, названии предприятия, от имени которого составлен документ, содержание и объем хозоперации и т. п. Правда, не помешает при этом специально для фискалов подтвердить эти хозоперации еще и другими документами и данными учетных регистров…

  Заметим, что судебная практика богата подобными делами — когда налоговики не учитывали расходы по операциям или пытались применять штрафы за нарушение кассовой дисциплины, признавая недействительными первичные (в том числе кассовые) документы, подписанные директором во время его отпуска. И в этих делах судьи, как правило, поддерживают плательщиков, а не фискалов.

 Обратите внимание, в частности, на позицию Верховного Суда (ВС), изложенную в постановлении от 14.08.2018 г. по делу № 815/3479/17. Там сделан очень важный вывод: наличие или отсутствие отдельных документов, как и некоторые ошибки или неточности в их оформлении, не является основанием для выводов об отсутствии хозоперации, если из других данных следует, что фактическое движение активов или изменения в собственном капитале или обязательствах плательщика в связи с его хоздеятельностью имели место (состоялись), а определенные недостатки в заполнении первичных документов носят оценочный характер.
  Уже этого достаточно, чтобы парировать наезды фискалов в подобных ситуациях со снятием расходов по документам, подписанным «отпускным» директором.
  Отдельный интерес для нашей темы представляют выводы, сделанные в постановлении Киевского окружного админсуда от 18.07.2017 г. по делу № 810/1313/17 (в апелляции и кассации по этому делу фискалам отказано). В оспариваемой ситуации налоговики утверждали, что документы, подписанные находящимся в отпуске кассиром, не могут быть основанием для оприходования наличных, и применяли штраф. Суд же посчитал, что выполнение служебных обязанностей находящимся в отпуске кассиром хоть формально и считается нарушением законодательства о труде, однако не свидетельствует о дефектности подписанного им первичного бухгалтерского документа. Правовое значение имеет только принадлежность подписи работнику, уполномоченному трудовым договором на осуществление соответствующей хозяйственной операции.

  В частности, суд отмечает, что на период отпуска правовая связь работника и работодателя не прекращается, а трудовая функция ограничивается исключительно в части обязательности ее выполнения. Также суд указал, что выход на работу во время отпуска по собственной инициативе, во-первых, требованиями закона не запрещен, а во-вторых, дополнительно не учитывается. Исходя из этого, судьи приходят к выводу: хотя выполнение работником, находящимся в отпуске, отдельных трудовых обязанностей не соответствует содержанию и цели отпуска, такие обстоятельства не могут свидетельствовать о дефектности первичного бухгалтерского документа и опровергать засвидетельствованные им операции. Правовое значение имеет только наличие на документе подписи должностного лица и наличие у такого лица соответствующих полномочий на подписание первичных документов.

  Соответственно, подпись «отпускного» директора можно считать подписью уполномоченного лица, как того требует закон. В итоге, как видите, расходы спасти вполне реально. Главное — выстроить правильную стратегию. Но лучше в такие ситуации вовсе не попадать.