БУМАЖНЫЕ И ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ: ТОП-10 СОВЕТОВ И ПРАКТИЧЕСКИХ ПРИМЕРОВ ДЛЯ 2023 ГОДА

С активным развитием цифровых технологий в прошлое начинают отходить бумажные документы. Одним из которых есть трудовые книжки. Еще несколько лет назад было трудно даже представить, что трудовую деятельность можно учитывать онлайн, а трудовые книжки в бумажном виде не будут иметь такого весомого значения как раньше. Но времена меняются и нужно знать и понимать основные нюансы ведения трудовых книжек в электронном и бумажном виде в 2023 году. Для этого подготовлено 10 основных советов.

Совет №1

Полный переход на электронные цифровые книги состоится до 2026 года, то есть в 2023 году можно еще вести трудовые книжки в бумажном виде. За указанный переходный период все компании обязаны перейти на трудовые электронные трудовые книжки.

Совет №2

Если до этого времени предприятие не оцифровало трудовые книжки, то самое время это сделать. Оцифрование бумажной книги осуществляется путем ее сканирования и загрузки через портал ПФУ с обязательным наложением цифровой подписи.

Совет №3

Следите за корректным внесением информации, ведь бывают случаи, когда сведения в трудовой книжке могут не совпадать с паспортными данными работника.

Совет №4

Независимо от того, в каком формате ведется трудовая книжка, ответственным за ее ведение является работодатель. Именно на него возложена обязанность вносить записи своевременно и корректно.

Совет №5

По состоянию на 2023 год, трудовая книжка может храниться у работника. Если оно уже оцифровано, то ответственное лицо может вернуть такую трудовую книжку работнику под личную подпись. По желанию работника в бумажную трудовую книжку, которая у него хранится, также могут вноситься записи.

Совет №6

Если работник работает по совместительству, то трудовая книжка ведется только по основному месту работы.

Совет №7

Если изменились личные данные работника, они также должны быть внесены в трудовую книжку. Например, если в результате регистрации брака у работника изменилась фамилия, то информация об этом должна указываться в трудовой книжке со ссылкой на документ, который привел к этому изменению (указывается серия и номер свидетельства о браке).

Совет №8

Следите за изменениями в нормативных актах, касающихся ведения и учета трудовых книжек.

Совет №9

Если работник после увольнения не забрал свою трудовую книжку, то она должна храниться на предприятии в течение двух лет. По истечении этого срока такая книга передается на хранение в архив предприятия.

Совет №10

Если возникают сомнения в ведении трудовых книжек в электронной или бумажной формах, то не пренебрегайте правовой помощью адвоката или другого специалиста в области права. Ведь лучше получить консультацию и совет, чем позже исправлять допущенные ошибки.