Що потрібно знати про кадрову документацію ФОП? Поради бухгалтера.

Що потрібно знати про кадрову документацію ФОП? Поради бухгалтера.

Автор

Ворожбітова Кристина Юріївна

Ми вже неодноразово досліджували різні питання провадження господарської діяльності фізичними особами-підприємцями. НП, як і товариства, можуть мати у своїй структурі найманих працівників. Отже: "Яку кадрову документацію ведуть ФОП із найманими працівниками?"

☰ Штатний розклад

Згідно з листом Міністерства фінансів України – це необов'язковий для ФОП документ. Але, по-перше, працівники Держпраці та ДПС із цим не згодні, а по-друге – міняти штатний розпис набагато простіше, ніж трудовий договір (посадовий оклад працівника у будь-якому випадку потрібно десь передбачити). Крім того, Міністерство соціальної політики України у листі від 21.05.2019 року № 34/0/23-19/133 роз'яснило, що штатний розпис мають входити всі, хто використовує найману працю.

Штатний розклад є документом, у якому наведено перелік посад, їх кількість та розміри окладів за кожною посадою окремо. Штатний розклад затверджується у разі ФОП.

☰ Правила внутрішнього трудового розпорядку

Це локальний нормативний акт, що регламентує організацію роботи у підприємця. Їх наявність є обов'язковою для всіх без винятку роботодавців, оскільки цього вимагає Кодекс законів про працю. Відсутність правил кваліфікується як порушення трудового законодавства, за яке роботодавець несе фінансову відповідальність – штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати, тобто наразі це 5000 гривень.

Особисті картки працівників ФОП повинні вести формою № П-2. У цій формі вказується інформація про освіту (у тому числі професійну), кваліфікацію, місце роботи, склад сім'ї, паспортні дані, відомості про військовий облік, відомості про призначення та переведення, відпустки.

Трудовий договір для ФОП роботодавця є обов'язковим. Працівник може бути допущений до роботи тільки після того, як із ним укладено трудовий договір, оформлений наказом або розпорядженням про прийняття на роботу. Підприємець укладає трудовий договір із працівником лише у письмовій формі у двох примірниках; один зберігається у підприємця, інший – у працівника.

☰ Розпорядження та заяви

Вважається, що підприємець не може наказати собі, тому ФОП зазвичай використовують розпорядження, а не наказ. Але можна використовувати форму наказу, свобода вибору залишається за Вами. Розпорядження необхідно видавати під час прийому, звільнення, переведення працівника, при відпустці, при затвердженні штатного розпису та призначення премії чи матеріальної допомоги чи вирішенні іншого організаційного питання. Заяви пишуться працівниками у довільній формі.

Також потрібно заповнювати та зберігати:

Табель обліку робочого часу;
Графік відпусток;
Посадові інструкції.
Якщо у Вас виникли питання – звертайтеся, ми з радістю допоможемо Вам і відповімо. Крім того, юридична компанія «Приходько та партнери» здійснює юридичний супровід бізнесу та бухгалтерський аутсорсинг, тож ми можемо стати надійним партнером Вашого бізнесу!