ЯКЩО ДИРЕКТОР ПІДПИСАВ ДОКУМЕНТИ У ВІДПУСТЦІ

  Відразу скажемо, у перевіряючих це - давно відпрацьована схема, яку вони останнім часом все частіше використовують на практиці. Причому фіскали не тільки знімають витрати за документами, підписаними директором під час його відпустки, але також штрафують за порушення касової дисципліни, стверджуючи, що підписані «відпускними» директором в цьому періоді касові документи є недійсними і т. П. Благо по частині касової дисципліни можна видихнути з полегшенням - «касових» штрафів поки немає.

  Буває, навіть лякають уголовку, «згадуючи» при цьому ст. 200 ККУ (якщо підписувалися платіжні / касові документи) або ст. 366 ККУ (натякаючи на службове підроблення).
Тому бажано взагалі не допускати таких проблемних ситуацій, наприклад, на період відпустки директора, призначаючи іншого працівника виконуючим його обов'язки з правом підпису потрібних документів.
  І ще кілька порад: якщо ви очікуєте податкову перевірку і у вас мали місце такі факти - «перешерстить» в цьому плані документи і, по можливості, або їх «переподпішіте» уповноваженим (заднім числом) на той час особою, або обладнайте на той період (тим же числом) відгук директора з відпустки. Можна спробувати поруч з підписом «відпускного» директора поставити ще і підпис «виконував» його обов'язки працівника. Нібито останній і підписав документ першим, а директор - вже по виходу з відпустки (наприклад, на прохання бухгалтера), а для переконливості ще й сам завізував цей документ.
Тепер поговоримо про тих, хто вже з такими документами попався фіскалам. Вибудовуючи лінію захисту, врахуйте, що ситуація з «відпускними» підписами має два аспекти: трудовий і податково-первинний.
  Трудовий оспектом: тут відштовхуємося від статусу директора: з одного боку, директор виступає виконавчим органом (по господарському законодавству), з іншого - найманим працівником (відповідно до трудового законодавства). Позиція УКРІНФОРМ грунтується виключно на трудовому аспекті. Тут враховується роз'яснення Мінсоцполітики в листі від 17.10.2016 р № 376/06 / 186-16. У ньому держорган приходить до висновку про те, що оскільки на директора поширюється трудове законодавство, керівник не може виконувати посадові обов'язки, так як відпустка є формою відпочинку, що гарантується всім працівникам (ст. 45 Конституції України). У період відпустки працівник не може залучатися до відповідальності за неналежне виконання своїх обов'язків, тому його повноваження на цей період повинні припинятися. Сперечатися з цим складно.
  Настійно рекомендуємо на час відпустки директора передавати його повноваження комусь іншому. Адже робота під час відпустки, врешті-решт, суперечить суті цього поняття.

  До того ж «трудовий» інспектор не буде в захваті від того, що працівник (хоч і директор) трудився у відпустці. Підприємству в цьому випадку може загрожувати відповідальність в розмірі однієї мінімальної зарплати (на сьогоднішній день - 4173 грн.) За «інші порушення трудового законодавства» згідно з абзацом восьмим ч. 2 ст. 265 КЗпП. Посадові ж особи можуть поплатитися адмінштрафом в розмірі від 510 до 1700 грн. за ч. 1 ст. 41 КпАП.

  Але навіть в такій позиції можна зробити пролом. Скориставшись судовою практикою, звичайно. Правда, врахуйте, що підхід серед суддів не самий популярний. На рівні Верховного Суду поки підтверджень немає. У чому ж суть?

  По-перше, ні КЗпП, ні Закон про відпустки, ні інші нормативно-правові акти не забороняють співробітнику виконувати свої обов'язки під час відпустки добровільно.
По-друге, обмеження щодо відкликання з відпустки (ч. 8 ст. 79 КЗпП) і особливостей обліку понаднормових робіт (ст. 62 КЗпП) встановлено для випадків, коли відповідні дії здійснюються з ініціативи роботодавця.
 До такого висновку прийшли судді, зокрема, у визначенні Харківського апеляційного адмінсуду.
Отже, з трудовими аспектами розібралися. Але що ж все-таки з витратами? Чи можна їх відстояти?
 Для порятунку витрат нам потрібно довести, що: (а) первинні документи з «відпускної» підписом дійсні; (Б) господарські операції, зафіксовані документами з п. 1, реальні; (В) первинні документи підписані уповноваженою особою.
Яка первинка є дійсною? Та, яка містить всі обов'язкові реквізити первинного документа і закріплює результат реальної господарської операції.
 Так, згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік одним з обов'язкових реквізитів первинки є особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
  У цій же нормі тепер є важливе застереження про те, що несуттєві недоліки в документах, що містять відомості про господарські операції, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, і містять відомості про дату складання документа, назві підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції і т. п.

  Правда, не завадить при цьому спеціально для фіскалів підтвердити ці господарські операції ще й іншими документами і даними облікових регістрів ...
Зауважимо, що судова практика багата подібними справами - коли податківці не враховували витрати за операціями або намагалися застосовувати штрафи за порушення касової дисципліни, визнаючи недійсними первинні (в тому числі касові) документи, підписані директором під час його відпустки. І в цих справах судді, як правило, підтримують платників, а не фіскалів.
Зверніть увагу, зокрема, на позицію Верховного Суду (ВС), викладену в ухвалі від 14.08.2018 у справі № 815/3479/17. Там зроблений дуже важливий висновок: наявність або відсутність окремих документів, як і деякі помилки або неточності в їх оформленні, не є підставою для висновків про відсутність господарської операції, якщо з інших даних випливає, що фактичний рух активів або зміни у власному капіталі або зобов'язання платника до зв'язку з його госпдіяльністю мали місце (відбулися), а певні недоліки в заповненні первинних документів мають оціночний характер.
 Уже цього досить, щоб парирувати наїзди фіскалів в подібних ситуаціях зі зняттям витрат за документами, підписаними «відпускними» директором.

  Окремий інтерес для нашої теми представляють висновки, зроблені в постанові Київського окружного адмінсуду від 18.07.2017 у справі № 810/1313/17 (в апеляції і касації з цього делуфіскалам відмовлено). У оспорюваної ситуації податківці стверджували, що документи, підписані перебувають у відпустці касиром, не можуть бути підставою для оприбуткування готівки, і застосовували штраф. Суд же порахував, що виконання службових обов'язків перебувають у відпустці касиром хоч формально і вважається порушенням законодавства про працю, проте не свідчить про дефектностіподпісанного їм первинного бухгалтерського документа. Правове значення має тільки приналежність підпису працівнику, уповноваженому трудовим договором на здійснення відповідної господарської операції.

  Зокрема, суд зазначає, що на період відпустки правовий зв'язок працівника і роботодавця не припиняється, а трудова функція обмежується виключно в частині обов'язковості її виконання. Також суд вказав, що вихід на роботу під час відпустки за власною ініціативою, по-перше, вимогами закону не заборонений, а по-друге, додатково не враховується. Виходячи з цього, судді дійшли висновку: хоча виконання працівником, який перебуває у відпустці, окремих трудових обов'язків не відповідає змісту і мети відпустки, такі обставини не можуть свідчити про дефектність первинного бухгалтерського документа і спростовувати засвідчені ним операції. Правове значення має тільки наявність на документі підпису посадової особи та наявність у такої особи відповідних повноважень на підписання первинних документів.

  Відповідно, підпис «відпускного» директора можна вважати підписом уповноваженої особи, як того вимагає закон. У підсумку, як бачите, витрати врятувати цілком реально. Головне - вибудувати правильну стратегію. Але краще в такі ситуації зовсім не потрапляти.