Проставлення апостилю з QR-кодом на свідоцтво з РАЦС: новий порядок 2026 року

З лютого 2026 року процедура легалізації документів цивільного стану в Україні кардинально змінилася. Тепер апостиль на свідоцтвах про народження, шлюб, розірвання шлюбу чи смерть проставляється виключно через Єдиний електронний реєстр апостилів і обов’язково містить QR-коди. Це дозволило скоротити час оформлення, захистити документи від підробок і дати змогу перевіряти їх автентичність за лічені секунди в будь-якій країні Гаазької конвенції.

Для тисяч українців, які планують виїзд за кордон, оформлення візи, громадянства дитини чи реєстрацію шлюбу за межами України, такі зміни - це реальне полегшення. Більше не потрібно чекати тижнями та ризикувати, що документ не приймуть через сумніви в справжності печатки чи підпису.

Чому апостиль потрібен саме на свідоцтвах РАЦС і що він підтверджує?

Апостиль - це офіційний штамп, передбачений Гаазькою конвенцією 1961 року, який замінює консульську легалізацію. Він засвідчує справжність підпису посадової особи, відбитка печатки та статусу самого документа.

Свідоцтва органів державної реєстрації актів цивільного стану (РАЦС) - це саме ті документи, які найчастіше вимагають апостилювання: свідоцтво про народження дитини для виїзду чи оформлення громадянства, свідоцтво про шлюб для реєстрації відносин за кордоном, свідоцтво про розірвання шлюбу для нового одруження чи поділу майна, свідоцтво про смерть для спадкових справ. Без апостиля такі документи в більшості країн просто не визнають.

До 2026 року процес був фрагментований: заяву приймали тільки в територіальних управліннях Мін’юсту, а перевірка займала багато часу. Тепер усе відбувається в єдиній цифровій системі.

Новий Порядок проставлення апостиля: що передбачає наказ Мін’юсту № 3177/5

20 листопада 2025 року Міністерство юстиції України видало наказ № 3177/5 «Про впорядкування відносин з проставлення апостиля». Документ офіційно набрав чинності 1 лютого 2026 року.

У наказі чітко прописано: «Проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів Електронного реєстру апостилів». Встановлено порядок наповнення реєстру зразками підписів, печаток і сертифікатів відкритих ключів. Ці дані вносять Мін’юст, територіальні органи, Державна архівна служба та суди (щодо суддів).

Важлива норма - строк розгляду заяви становить не більше трьох робочих днів з моменту реєстрації в реєстрі. Якщо виявлено невідповідності, уповноважений орган може надіслати запит, але загальний термін не перевищує одного місяця.

Старий порядок 2015 року втратив чинність повністю.

Електронний реєстр апостилів — єдина база для всіх документів РАЦС

Реєстр став централізованою цифровою платформою зберігання, перевірки та верифікації апостилів. Він інтегрує базу зразків підписів і печаток усіх установ, які видають документи для апостилювання. Завдяки цьому система автоматично виявляє підробки ще на етапі розгляду заяви.

З 2 березня 2026 року прийом заяв на апостиль саме на свідоцтвах РАЦС здійснюють безпосередньо відділи державної реєстрації актів цивільного стану територіальних органів Мін’юсту та державні нотаріальні контори. Підключення приватних нотаріусів триває. Це означає, що мешканці будь-якого регіону можуть звернутися до найближчого відділу РАЦС.

Як тепер виглядає апостиль з QR-кодом і чому це зручно?

Новий апостиль кардинально змінив зовнішній вигляд і функціонал. На ньому розміщені:

• QR-код підпису посадової особи;
• QR-код печатки установи;
• унікальний QR-код самого апостиля.

Під час сканування будь-якого з цих кодів закордонна установа миттєво отримує підтвердження автентичності. На офіційному сайті під час перевірки відображається не тільки сам апостиль, а й сканована копія оригінального свідоцтва РАЦС. Це знімає всі сумніви.

Крім паперового варіанта, заявник отримує електронний файл у форматі ASiC-E з накладеним кваліфікованим електронним підписом. Його можна завантажити в PDF і надіслати електронною поштою чи завантажити в закордонний портал — багато країн вже приймають саме такий формат.

Процедура отримання апостиля на свідоцтво РАЦС: покроково

1. Звернутися до будь-якого відділу РАЦС територіального органу Мін’юсту або державного нотаріуса (з 2 березня 2026).
2. Подати заяву (усну або письмову), оригінал свідоцтва та підтвердження оплати.
3. Сплатити послугу.
4. Отримати результат протягом трьох робочих днів.

Якщо свідоцтво видане архівом — звернення йде через Державну архівну службу, але все одно через єдиний реєстр. Відмова можлива лише за чітко визначеними підставами (наприклад, відсутність зразка підпису чи печатки в реєстрі), і в такому разі видається мотивоване рішення.

Перевірка апостилю онлайн та електронна версія для використання за кордоном

Перевірити будь-який апостиль, виданий після 1 березня 2026 року, можна на сайті apostille.minjust.gov.ua Достатньо ввести номер апостиля, дату та контрольний код (він розташований під формою). Результат з’являється миттєво разом зі сканом оригінального свідоцтва.

Електронна копія в міжнародному форматі ASiC-E має повну юридичну силу і значно спрощує подання документів у посольствах, консульствах та іноземних реєстрах.

Переваги нового порядку для українців

1. Швидкість: 3 робочі дні замість 5–10.
2. Захист: автоматична перевірка зразків підписів і печаток.
3. Зручність: можна отримати апостиль у найближчому відділі РАЦС.
4. Цифровізація: електронна версія + миттєва онлайн-перевірка.
5. Прозорість: повна історія зберігатиметься в реєстрі.

Особливо зручно для сімей, які оформлюють документи дитини, або для тих, хто вже перебуває за кордоном і може надіслати довіреність на отримання.

Якщо потрібна допомога з підготовкою документів, перевіркою зразків чи повним супроводом процедури проставлення апостиля з QR-кодом — звертайтеся до нашої юридичної компанії. Ми допоможемо оформити все швидко, без помилок і з гарантією результату.