Первинні документи. Критерії визнання реальності господарської операції.

Іноді бухгалтери стикаються з ситуацією, коли постачальник не надав якийсь первинний документ або отриманий документ містить певні недоліки в обов'язкових реквізитах. Тоді виникає питання: наскільки це критично?

Деякі покупці забирають товар без довіреностей (забули, просто не взяли) або просять відправити товар Новою поштою. Потім дуже важко домогтися, щоб вони прислали довіреність або повернули підписану видаткову накладну з печаткою. Наскільки зараз критично відсутність довіреності, а також підпису та печатки на видатковій накладній? Чи потрібна довіреність, якщо товар отримував особисто директор?

Немає довіреності на отримання ТМЦ - наскільки критично? Для початку нагадаємо, що ще з 1 січня 2015 року форму довіреності на отримання ТМЦ була скасована разом з Інструкцією № 991, яка регулює порядок її звернення. При цьому в п. 2.5 Положення № 882 закріпили наступну норму:
1 Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 16.05.96 р № 99 (втратила чинність).

2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р № 88.

«Повноваження ... особи, яке в інтересах підприємства / підприємця отримує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші ТМЦ за договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юрособи та ін. ».

Тобто як саме будуть підтверджуватися повноваження осіб при отриманні ТМЦ, сторони визначають самостійно при укладанні договору. І для цього не обов'язково повинна бути довіреність.

На практиці відсутність довіреності контролюючі органи можуть використовувати в якості додаткових доказів «нереальності» (відсутності) угоди.

Про це свідчить численна судова практика.

До слова, в переліку документів, необхідних для розблокування податкової накладної (які, по суті, платник подає для того, щоб довести реальність господарської операції), названі і «довіреності, акти керівного органу платника податків, якими оформлені повноваження осіб, які купують продукцію в інтересах платника податків» (п. 14 Порядку № 1173).

3 Порядок зупинення реєстрації податкової накладної / розрахунку коригування в ЄРПН, затверджений постановою КМУ від 21.02.2018 р № 117.

Хоча слід зазначити, що чіплятися за відсутність довіреності фіскали, швидше за все, будуть, тільки якщо у них ще будуть якісь зачіпки для невизнання операції.

Варто відзначити, що довіреність сама по собі не є первинним документом. Довіреність тільки фіксує рішення уповноваженої особи (керівника) підприємства уповноважити конкретне фізособа отримати для підприємства певний перелік і кількість цінностей. Сам же факт руху цих цінностей (т. Е. Госпоперацій) довіреність не фіксує.

Тому визнати відсутність господарської операції тільки на тій підставі, що немає довіреності, податківці не можуть (оскільки це навіть не первинний документ). А господарської операції в обліку відображають на підставі первинних документів (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). До того ж головний критерій наявності господарської операції - це зміни в активах і зобов'язаннях, власний капітал підприємства (ст. 1 Закону про бухоблік).

На те, що відсутність довіреності не може заперечувати факту здійснення господарської операції, звертав увагу і ВСУ (постанова ВСУ від 29.04.2015 у справі № 3-77гс154).

Відсутній підпис одержувача у видатковій накладній, а також немає печатки підприємства-одержувача - наскільки критично?

Тут слід пам'ятати, що відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік первинний документ повинен містити, зокрема особистий підпис та інші дані, які дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Несуттєві недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, і містять відомості про дату складання документа, назві підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції і т. п.

Як бачимо, відсутність підпису одержувача на документі - досить «ризиковий» недолік первинного документа. Хоча багато що залежить від того, будуть у перевіряючих ще зачіпки для визнання угоди відсутньої.

При визнання угоди нереальною податківці можуть не визнати витрати, списані при продажу товарів, витрати на доставку товарів + ще можуть і не визнати податковий кредит у покупця в зв'язку з відсутністю у нього факту придбання товару.

Адже наявність або відсутність первинних документів, так само як і помилки в їх оформленні, не є підставою для висновків про відсутність господарської операції, якщо з інших даних випливає, що фактичний рух активів або зміни у власному капіталі або зобов'язаннях платника мали місце. Інакше кажучи, саме по собі відсутність підпису одержувача на первинному документі - не критично, якщо у платника є інші докази того, що товар фактично був одержаний покупцем.

Наприклад, є документи на внутрішнє переміщення товару, його доставку. На випадок претензій податківців можна запросити від покупця документи, що підтверджують факт використання ним придбаних товарів. Тобто в такому разі платнику потрібно бути готовим доводити факт реальності операції.

Див., Наприклад, ухвалу ВАСУ від 05.07.2017 р по справі № 813/5455/14, постанова ВР від 13.02.2018 р № 820/1975/17.

Що стосується відсутності печатки на видатковій накладній, то зараз друк не названа серед обов'язкових реквізитів первинного документа. Тобто її відсутність / наявність абсолютно не впливає на дійсність первинного документа. Головне - це підпис особи, яка підписала документ, і підтвердження його повноважень.

У той же час, з огляду на знову ж той факт, що:

- підтвердження господарської операції - це наявність руху в активах та зобов'язаннях, власний капітал підприємства (ст. 1 Закону про бухоблік) і те, що

- відсутність тих чи інших документів не є підставою для висновків про відсутність господарської операції, якщо з інших даних випливає, що фактичний рух активів або зміни у власному капіталі або зобов'язаннях платника мали місце, то акт звірки може бути додатковим (! Тільки додатковим) документом в підтвердженні здійсненої господарської операції.