ПАПЕРОВІ І ЕЛЕКТРОННІ ТРУДОВІ: ТОП-10 ПОРАД І ПРАКТИЧНИХ ПРИКЛАДІВ ДЛЯ 2023 РОКУ

З активним розвитком цифрових технологій в минуле починають відходити паперові документи. Одним з яких є трудові книжки. Ще кілька років тому було важко навіть уявити те, що трудову діяльність можна обліковувати онлайн, а трудові книжки в паперовому вигляді не будуть мати такого вагомого значення як раніше. Але часи змінюються і потрібно знати й розуміти основні нюанси щодо ведення трудових книжок в електронному та паперовому вигляді у 2023 році. Для цього підготовлено 10 основних порад.

Порада №1

Повний перехід на електронні цифрові книжки відбудеться до 2026 року, тобто у 2023 можна ще вести трудові книжки в паперовому вигляді. За вказаний перехідний період всі підприємства повинні перейти на трудові електронні трудові книжки.

Порада №2

Якщо до цього часу підприємство не оцифрувала трудові книжки, то саме час це зробити. Оцифрування паперової книжки здійснюється шляхом її сканування та завантаження через портал ПФУ з обов'язковим накладення цифрового підпису.

Порада №3

Слідкуйте за коректним внесення інформації, адже бувають випадки, коли відомості в трудовій книжці можуть не співпадати з паспортними даними працівника.

Порада №4

Незалежно від того в якому форматі ведеться трудова книжка відповідальним за її ведення є роботодавець. Саме на нього покладено обов'язок вносити записи вчасно та коректно.

Порада №5

Станом на 2023 рік трудова книжка може зберігатися у працівника. Якщо вона вже оцифрована, то відповідальна особа може повернути таку трудову книжку працівникові під особистий підпис. За бажанням працівника до паперової трудової книжки, яка в нього зберігається також можуть вноситися записи.

Порада №6

Якщо працівник працює за сумісництвом, то трудова книжка ведеться лише за основним місцем його роботи.

Порада №7

Якщо змінилися особисті дані працівника, то вони також повинні бути внесені в трудову книжку. Наприклад, якщо внаслідок реєстрації шлюбу у працівника змінилося прізвище, то інформація про те повинна зазначатися в трудовій книжці з посиланням на той документ, який призвів до цієї зміни (вказується серія та номер свідоцтва про шлюб).

Порада №8

Слідкуйте за змінами в нормативних актах, що стосуються ведення та обліку трудових книжок.

Порада №9

Якщо працівник після звільнення не забрав своєї трудової книжки, то вона повинна зберігатися на підприємстві протягом двох років. Після закінчення цього терміну така книжка передається на зберігання в архів підприємства.

Порада №10

Якщо виникають сумніви щодо ведення трудових книжок в електронній або паперовій формах, то не нехтуйте правовою допомогою адвоката або іншого фахівця в галузі права. Адже краще отримати консультацію та пораду, а ніж згодом виправляти допущені помилки.